Des demandes de remboursement plus simples à traiter
Une enseigne de distribution d’outillage recevait ses demandes par courrier et les traitait à la main. Le projet réunit le dépôt des justificatifs, la vérification des dossiers et la préparation des remboursements dans un même outil.
- Activité
- Distribution d’outillage, Saint-Chamond (42)
- Projet
- Un espace de demande pour les clients et un outil de gestion pour l’équipe
- Accompagnement
- Conception, réalisation et mise en service
- Délai de réalisation
- 6 semaines
Traiter les demandes sans multiplier les tâches manuelles
À chaque dossier, l’équipe devait retrouver les justificatifs, recopier les coordonnées bancaires et préparer le remboursement. Les erreurs de saisie et les demandes en double étaient difficiles à repérer.
Le besoin était de gérer environ 1 000 demandes par campagne de trois mois, sans renforcer l’équipe. L’objectif : lui permettre de se concentrer sur la vérification des dossiers, avec moins d’informations à recopier.
Déposer sa demande depuis son téléphone
Un parcours guidé, de l’étiquette du produit jusqu’au suivi de la demande.
Ouvrir le formulaire
Le client scanne le code sur le produit pour accéder à l’offre de remboursement, sans créer de compte.
Identifier son achat
Le code-barres du produit permet de vérifier qu’il fait partie de l’offre.
Joindre les justificatifs
Le client ajoute son ticket de caisse et son relevé bancaire, sous forme de fichier ou de photo.
Vérifier et envoyer
Il vérifie les coordonnées préremplies depuis son relevé bancaire, puis reçoit un numéro pour suivre sa demande.
Vérifier, décider et préparer les remboursements
L’outil rassemble les informations utiles. L’équipe garde la main sur la validation de chaque demande.
Vérifier un dossier au même endroit
Les justificatifs et les informations de la demande sont affichés côte à côte. L’équipe peut les comparer, valider la demande ou expliquer un refus, puis passer au dossier suivant.
Repérer les erreurs et les doublons
Les coordonnées bancaires font l’objet de contrôles avant validation. Les demandes utilisant le même compte bancaire pour une même offre sont repérées pour éviter les remboursements en double.
Préparer les virements
À partir des demandes validées, l’équipe génère un fichier à remettre à la banque. Elle n’a plus à recomposer la liste des virements à la main ; leur exécution reste une étape bancaire distincte.
Suivre l’avancement de la campagne
Les demandes en attente et les décisions prises sont regroupées dans un même espace. Chaque validation est associée à une personne et à une date, pour pouvoir retrouver le traitement d’un dossier.
L’accès aux dossiers est réservé aux personnes autorisées, selon leurs responsabilités. Les coordonnées bancaires sont masquées dans les historiques de suivi.
Du dossier papier à un suivi partagé
| Avant | Avec l’outil |
|---|---|
| Demandes et justificatifs reçus par courrier | Dossiers réunis dans un espace de gestion |
| Coordonnées bancaires recopiées à la main | Coordonnées préremplies depuis le relevé, à vérifier |
| Demandes en double difficiles à repérer | Contrôle des doublons pour chaque offre |
| Décisions sans historique consultable | Historique indiquant qui a validé et quand |
| Liste de virements préparée à la main | Fichier préparé à partir des demandes validées |
Vos équipes passent trop de temps à recopier des informations ?
Décrivez-nous les étapes qui vous prennent du temps. Nous pourrons identifier ce qu’un outil sur mesure simplifierait dans votre activité.